- Profil kandidata je privzeto zaseben in iskanje kandidatov je mogoče šele po izrecnem vklopu vidnosti.
- Ob prijavi nastane ločen posnetek izbranih podatkov za konkretnega delodajalca.
- Sistemski kontakt je ob prijavi privzeto viden izbranemu delodajalcu, kandidat pa ga lahko zaklene do povabila.
- Karlion ne uporablja povsem avtomatiziranih odločitev o zaposlitvi in podjetjem ne razkriva zasebnih razvojnih rezultatov brez izbire uporabnika.
- Naloženi življenjepisi so zasebno shranjeni, pred uporabo varnostno pregledani in dostopni le upravičenemu kandidatu ter prejemniku, ki ga kandidat izbere.
- Uporabnik lahko profil začasno zamrzne; takrat ni javno viden, podatki pa ostanejo shranjeni in se profil ponovno aktivira šele ob naslednji uspešni prijavi.
Upravljavec in področje uporabe
Upravljavec zaposlitvenega portala je Karlion, poslovno svetovanje, Gregor Vencelberger, s.p., Rakuševa ulica 8, 1000 Ljubljana, matična številka 7452632000, davčna številka 46836357. Za vprašanja in uveljavljanje pravic pišite na info@karlion.si ali pokličite +386 (0)31 515 717.
Ta politika velja za portal na domeni delo.karlion.si, njegove uporabniške račune, javne zaposlitvene oglase, prijave, sporočila, funkcije kariernega razvoja in administracijo portala. Splošna politika karlion.si velja za druge Karlionove strani in storitve.
Karlion in delodajalec nimata vedno iste vloge
Karlion je upravljavec podatkov, potrebnih za račun, delovanje in varnost portala, uporabniške nastavitve, podporo, moderiranje, obvestila ter osnovno analitiko portala.
Ko kandidat odda prijavo ali sprejme povabilo, izbrano podjetje prejete podatke obdeluje za svoj zaposlitveni postopek kot samostojni upravljavec. Delodajalec mora kandidatu zagotoviti svoje informacije o obdelavi, podatke uporabljati samo za zakonit zaposlitveni namen in spoštovati roke hrambe ter pravice kandidata.
Katere podatke obdelujemo in zakaj
| Sklop | Primeri podatkov | Namen in podlaga |
|---|---|---|
| Račun in identiteta | potrjeni e-naslov, prikazno ime, varen odtis gesla, vloga, seja in stanje računa | izvajanje uporabniškega razmerja (člen 6(1)(b) GDPR); varnost in preprečevanje zlorab kot zakoniti interes (člen 6(1)(f)) |
| Profil kandidata | izkušnje, znanja, izobrazba, lokacija, opis, povezave, fotografija, karierne želje in neobvezno plačno pričakovanje | funkcije, ki jih zahteva kandidat (člen 6(1)(b)); iskanje profila delodajalcem na portalu samo po prostovoljnem vklopu (člen 6(1)(a)) |
| Prijave in sporočila | posnetek profila, izbrani življenjepis, spremno sporočilo, statusi, povabila, odgovori in revizijska sled | izvedba uporabnikove zahteve (člen 6(1)(b)); dokazovanje dejanj in pravni zahtevki kot zakoniti interes (člen 6(1)(f)) |
| Podjetje in oglasi | firma, matična in davčna številka, spletna stran, poslovni kontakti, člani ekipe, logotip, opis in vsebina oglasa | izvajanje poslovnega razmerja (člen 6(1)(b)); preverjanje in preprečevanje zlorab (člen 6(1)(f)); zakonske obveznosti (člen 6(1)(c)) |
| Karierna orodja | najnovejši končni rezultat posameznega orodja, različice metodologije in vprašalnika ter uporabnikova odločitev o vključitvi v profil ali življenjepis; portal ne prejme surovih odgovorov | prostovoljno izbrana funkcija (člen 6(1)(b)); razkritje rezultata temelji na ločeni uporabnikovi izbiri |
| Uporaba in varnost | dogodki odpiranja oglasa, klik za prijavo, kanal delitve, čas dejanja, revizijski dogodki in tehnični zapisi | merjenje odziva brez trajnega identifikatorja javnega obiskovalca, varnost in odpravljanje napak kot zakoniti interes (člen 6(1)(f)) |
| Nastavitve in zahteve | vidnost, obvestila, neobvezna analitika, trženje ter zahteve za dostop, popravek ali izbris | privolitev za neobvezne namene (člen 6(1)(a)); izvajanje uporabnikovih izbir ter zakonskih obveznosti (člen 6(1)(b) in (c)) |
Obvezna polja so označena. Brez podatkov, potrebnih za račun, podjetje, oglas ali prijavo, posamezne funkcije ni mogoče izvesti. Neobvezna polja lahko uporabnik pusti prazna ali jih pozneje odstrani.
V profil, življenjepis, sporočila ali oglase ne vnašajte posebnih vrst osebnih podatkov, podatkov o kazenskih obsodbah ali podatkov drugih oseb, razen kadar je to za konkreten postopek zakonito, nujno in ustrezno zaščiteno.
Viri podatkov in uvoz dokumentov
Večino podatkov posreduje uporabnik. E-poštni naslov se potrdi z enkratno časovno omejeno povezavo, geslo pa se shrani samo kot varen odtis. Podatki podjetja se lahko preverijo v uradnih ali javno dostopnih poslovnih evidencah. Oglasi in logotipi izvirajo od pooblaščene osebe podjetja.
Pri uvozu podatkov iz življenjepisa ali obstoječega oglasa sistem pripravi predlog vnosnih polj. Uporabnik mora vsako polje preveriti in potrditi. Življenjepis, ki ga kandidat zavestno naloži v svojo knjižnico, se zasebno shrani na strežniku, ostane nedostopen do uspešnega varnostnega pregleda in se ne posreduje delodajalcu brez kandidatove izbire. Morebitna prihodnja zunanja ali AI-obdelava dokumenta bo uvedena šele po ločenem pojasnilu o izvajalcu, namenu in zaščitah.
Komu se podatki razkrijejo
- preverjenemu delodajalcu, ko kandidat odda prijavo, sprejme povabilo ali vklopi iskanje svojega profila;
- pooblaščenim osebam Karliona, ki vodijo podporo, preverjanje, moderiranje, varnost ali zahteve posameznikov;
- ponudnikom gostovanja, podatkovne shrambe in e-poštne dostave, ki podatke obdelujejo za delovanje portala;
- državnim organom ali drugim prejemnikom, kadar to zahteva zakon ali je potrebno za uveljavljanje pravnih zahtevkov.
Portal deluje v upravljanem aplikacijskem okolju z ločeno relacijsko podatkovno zbirko in zasebno objektno hrambo uporabniških datotek. Naloženi dokument se iz karantene prek zaščitene povezave posreduje ločenemu protivirusnemu pregledovalniku na Karlionovem EU VPS; pregledovalnik vrne samo omejen rezultat pregleda, dokument pa se delodajalcu ne razkrije brez uspešnega rezultata. Prijavo upravlja Karlion z lastnim potrjevanjem e-poštnega naslova, varno shranjenim odtisom gesla in časovno omejenimi sejami. Sistemska obvestila se iz portala posredujejo podpisanemu Karlionovemu WordPress vmesniku pri ponudniku Webtasy, spletne storitve, d.o.o. (Domenca.com) in pošljejo prek mail.karlion.si. Karlion vodi evidenco pogodbenih obdelovalcev, lokacij obdelave, pod-obdelovalcev in uporabljenih zaščit; posodobljen seznam je na voljo na zahtevo.
Nekateri ponudniki ali njihovi pod-obdelovalci lahko podatke obdelujejo zunaj Evropskega gospodarskega prostora. Tak prenos se izvede samo, kadar velja sklep o ustreznosti ali so uporabljena ustrezna jamstva iz poglavja V GDPR, zlasti veljavna standardna pogodbena določila in po potrebi dodatni zaščitni ukrepi. Informacije o uporabljenem mehanizmu oziroma kopija ustreznih jamstev so na zahtevo na voljo ob upoštevanju varovanih poslovnih in varnostnih podatkov.
Roki hrambe
Ko rok poteče, Karlion podatke izbriše ali nepovratno anonimizira, razen če obstaja dokumentiran spor, uradna zahteva, varnostni incident ali druga zakonita podlaga. Pravno zadržanje velja samo za konkretno zadevo, njegova uvedba in sprostitev pa sta zabeleženi.
Delodajalec je za kopije prijav, ki jih samostojno prejme ali izvozi v svoj sistem, samostojni upravljavec in uporablja svoje zakonite roke hrambe. Izbris v Karlionu zato ne pomeni, da se ista kopija samodejno izbriše tudi iz sistema delodajalca.
Vaše pravice in nadzor
Posameznik lahko glede na pogoje GDPR zahteva dostop, popravek, izbris, omejitev, prenos podatkov ali ugovarja obdelavi. Privolitev lahko kadarkoli umakne brez vpliva na zakonitost pretekle obdelave. Zahtevo je mogoče oddati v centru »Račun in zasebnost« ali na info@karlion.si.
Pred izvedbo zahteve lahko preverimo identiteto. Izbris ni vedno takojšen, če podatke potrebujemo za odprt zaposlitveni postopek, zakonsko obveznost ali pravni zahtevek. Za podatke, ki jih v svojem postopku samostojno obdeluje delodajalec, se lahko posameznik obrne tudi neposredno nanj.
Če menite, da je obdelava nezakonita, lahko vložite prijavo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, ip-rs.si.
Avtomatizacija, profili in Karlion indeksi
Portal lahko pomaga razvrstiti vneseno besedilo v polja, izračunati uporabnikov rezultat, prikazati priporočila ali predlagati izboljšave. Ti izračuni niso psihološka ali zdravstvena diagnoza in sami ne odločajo o zaposlitvi.
Karlion ne sprejema odločitev, ki bi temeljile izključno na avtomatizirani obdelavi in bi imele pravni ali podobno pomemben učinek. Delodajalec mora odločitev sprejeti sam, uporabljati merila, povezana z delom, ter preprečevati diskriminacijo. Morebitno prihodnje avtomatizirano ujemanje ali ocenjevanje bo uvedeno šele po ločeni pravni in etični presoji ter z jasnimi zaščitami.
Piškotki, varnost in mladoletni uporabniki
Pilot uporablja nujni sejni piškotek Karlion in varnostne mehanizme za omejevanje poskusov prijave. Neobvezna analitika ali tržno sledenje se ne vklopita brez predhodne izbire uporabnika. Javni ogledi oglasov se beležijo brez shranjevanja IP-naslova, celotnega napotitvenega naslova ali trajnega identifikatorja obiskovalca v portalni bazi.
Uporabljamo omejitve dostopa po vlogah, preverjanje podjetij, revizijsko sled, zasebno podatkovno shrambo in moderiranje. Noben prenos po internetu ni povsem brez tveganja; sum zlorabe sporočite na info@karlion.si.
Samostojna registracija je namenjena osebam, starim najmanj 15 let. Portal nima postopka za preverljivo odobritev starša ali zakonitega zastopnika, zato se oseba, mlajša od 15 let, ne sme registrirati. Pri mladoletnih uporabnikih je treba posebej omejiti obseg podatkov in ne vključevati nepotrebnih fotografij, lokacij ali občutljivih okoliščin.
Spremembe politike
Vsaka vsebinska različica je označena z datumom in številko. O pomembni spremembi, ki vpliva na namen, prejemnike ali pravice, bomo uporabnike obvestili pred začetkom uporabe. Kadar je potrebna nova privolitev, je ne bomo šteli za dano zgolj zaradi nadaljnje uporabe portala.
Pravne reference
Politika upošteva Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR), ZVOP-2, ZDR-1 in smernice Informacijskega pooblaščenca za delovna razmerja. Reference pomagajo pri pregledu, ne nadomestijo presoje konkretne organizacije in njenih pogodb.
Nastavitve piškotkov
Za prijavo, varnost in vaše nastavitve uporabljamo nujne piškotke oziroma lokalno shrambo. Neobvezno analitiko vključimo šele po privolitvi. Izbira se hrani v lokalni shrambi največ 180 dni; spremenite ali prekličete jo z gumbom »Nastavitve piškotkov«. Če je Google Analytics povezan, meri samo javne kategorije strani, brez zasebnih URL-jev, iskalnih besed, CV-jev ali kontaktov. Google lahko pri tem obdeluje podatke o napravi in povezavi. Trženjskih sledilnikov trenutno ne uporabljamo.